Twoją rolą będzie zapewnienie wsparcia administracyjnego dla zespołu Business Development oraz Financial Advisory w bieżącej obsłudze procesów ofertowych, raportowaniu oraz zarządzaniu dokumentacją, aby odciążyć zespół w zadaniach operacyjnych i umożliwić koncentrację na rozwoju biznesu.
TWOIM ZADANIEM BĘDZIE:
1. Koordynacja organizacyjna i zarządzanie kalendarzem
- Organizacja spotkań, rezerwacja sal konferencyjnych.
- Obsługa podróży służbowych (rezerwacja biletów, hoteli, zamawianie transportu).
- Wsparcie przy organizacji wyjazdów integracyjnych i eventów wewnętrznych.
2. Wsparcie procesów ofertowych
- Przygotowywanie wstępnych wersji ofert, załączników oraz formatowanie dokumentów.
- Koordynacja procesu podpisywania dokumentów, anonimizacja i archiwizacja umów.
- Aktualizacja rejestru ofert i statusów w systemach (np. SalesForce).
3. Raportowanie i zarządzanie bazami danych
- Uzupełnianie zestawień klientów i kontaktów, aktualizacja baz (LOG-IN, Upslide).
- Wprowadzanie danych do systemów CRM (SalesForce), wyszukiwanie informacji.
- Przygotowywanie raportów i zestawień dla zespołu.
4. Procesy compliance i obsługa platform zakupowych
- Realizacja procesu WeCheck (zapytania, raporty, archiwizacja).
- Zakładanie kont na platformach zakupowych, aktualizacja danych, koordynacja zapytań.
5. Wsparcie komunikacji i działań marketingowych
- Przygotowywanie mailingów, list kontaktów, współpraca przy organizacji wydarzeń branżowych.
- Wyszukiwanie konferencji, warunków uczestnictwa oraz rejestracja.
6. Administracja bieżąca
- Obsługa dokumentów (druk, skan, bindowanie), zamawianie wizytówek.
- Zgłaszanie problemów sprzętowych do IT oraz usterek technicznych.
OCZEKUJEMY:
- Doświadczenia w administracji biurowej lub we wsparciu zespołów sprzedażowych/BD.
- Bardzo dobrej znajomości pakietu MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Umiejętności pracy w systemach CRM (np. SalesForce) i platformach zakupowych.
- Bardzo dobrej organizacji pracy, terminowości, skrupulatności
- Komunikatywności
- Znajomości języka angielskiego (min. B2)
- Umiejętności formatowania dokumentów i pracy z szablonami
- Mile widziana znajomość procesów ofertowych i compliance (WeCheck) oraz
- Doświadczenie w pracy z bazami danych i raportowaniu
OFERUJEMY:
- Możliwość długoterminowej współpracy
- Międzynarodowe środowisko pracy
- Pakiet benefitów, w tym: prywatna opieka medyczna dla pracownika i członków rodziny, ubezpieczenie na życie, karta Multisport oraz dostęp do platformy MyBenefit
- Dostęp do nowoczesnych platform e-learningowych oraz szerokiej bazy szkoleń
- Biuro w centrum Warszawy